DİJİTAL İMZA VE EVRAK KAYITLARI YASAL MI ?

Çeşitli internet sitelerinde dolaşan bir habere göre İzmir İl Milli Eğitim Müdürlüğü bünyesinde yapılacak iş ve işlemlerde dijital ortamlarda hazırlanan resmi evrak ve belgelerin geçerli olacağı, basılı, matbu evrak ve dosya istenmeyeceği ile ilgili yazı milli eğitim camiasında kafa karışıklığına sebebiyet vermiştir. “Eğitim denetmenleri tarafından yapılacak çalışmalarda çalışan, öğretmen ve yöneticilerden PC, tablet, bellek, CD vb. dijital ortamlarda hazırlanmış resmi evrak ve belgeler için ayrıca basılı, matbu evrak ve dosya istenmeyecektir” denilmektedir. Ancak bu durumla ilgili İl Milli Eğitim Müdürlüğü tarafından yapılmış herhangi bir açıklama bulunmamaktadır. Bu durumun anlaşılabilir bir durum olmadığı açıktır. Mevcut yönetmelikler gereği elektronik imza yapılanması oluşturulma hazırlıkları devam etmektedir, ancak, resmi birçok evrak için ıslak imza ve mühür işlemlerinin elektronik ortamda nasıl saklanılacağı ile ilgili bir yönetmelik yoktur.
 
Konu ile ilgili olarak mevcut İlköğretim Kurumları Yönetmeliği çerçevesinde bir örnek verecek olursak:
 
İlköğretim Kurumları Yönetmeliği Md.65.”(Değişik:RG-02/05/2006-26156) Yönetici ve öğretmenler; Resmî Gazete, Tebliğler Dergisi, genelge ve duyurulardan elektronik ortamda yayımlananları Bakanlığın web sayfasından takip eder. Elektronik ortamda yayımlanmayanları ise okur, ilgili yeri imzalar ve uygularlar.” demektedir. Bu maddenin ikinci paragrafında anılan okur, imzalar ve uygular için atılacak imzalar dijital ortamda nasıl saklanacaktır? Ne kadar sağlıklı bilgi içerecektir? Nasıl ve ne şekilde olacağını kestiremeyeceğiniz ne gibi suiistimallere sebebiyet verecektir? Sorularının cevap bulması gerekmektedir.
 
Yine mevcut İlköğretim Kurumları Yönetmeliği çerçevesinde bir örnek daha verecek olursak:
 
Mevcut yönetmeliğin;
 
YEDİNCİ KISIM  Defter ve Dosyalar başlığı altında;
“Defter ve Dosyalar
MADDE 102 – (Değişik:RG-24/12/2008-27090)
İlköğretim kurumlarında, kurumun özelliği ve kullandığı teknolojiye göre bu Yönetmeliğin ekinde yer alan Ek-14'te kayıtlı defter, çizelge ve dosyalar bulundurulur. E- okul sisteminde bulunan sınıf geçme defteri, (Mülga ibare:RG-21/7/2012-28360) (…) taşınır mal listeleri ile not cetvelinin çıktıları alınarak ilgililerce onaylanır ve saklanır.
Defterlerde sayfaların birleştiği yer, okul mührü ile mühürlenir. Defterlere ilk sayfadan başlayarak sayfa numaraları yazılır ve defterin kaç sayfa olduğu belirtilerek onaylanır.
Okulda tutulması gereken defter, çizelge ve dosyaların saklanması ve imhası ile ilgili işlemler, 16/5/1988 tarihli ve 19816 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre yapılır.
Öğrenci Kayıt Defteri
Madde 103 — (Mülga:RG-24/12/2008-27090)
Sınıf Geçme Defteri
MADDE 104 – (Değişik:RG-24/12/2008-27090)
Sınıf geçme defterleri, e-okul sisteminden yıl sonunda çıktısı alınarak ilgili müdür yardımcısı ile müdür, tek öğretmenli okullarda sadece müdür, müdür yardımcısı bulunmayan okullarda ise müdür ile müdürün görevlendireceği bir öğretmen tarafından imzalanıp onaylandıktan sonra saklanır.” Demektedir.
 
 Gün boyunca ulaşmaya çalıştığımız İl Milli Eğitim Müdürlüğü yetkililerinden konu ile ilgili bilgi edinemedik. Hukuki ve fiili alt yapısı olmayan böyle bir uygulamanın sağlıklı bir şekilde sürdürülebilme imkanı bulunmamaktadır. Yasal olmayan bu uygulamanın doğuracağı sakıncalar göz önünde bulundurulmalıdır. Henüz okullarımıza ulaşan resmi bir yazı bulunmamasına rağmen anılan haberin eğitim camiamızda doğurduğu sıkıntılı süreç ile ilgili İl Milli Eğitim Müdürlüğü’nden bir açıklama beklemekteyiz.
 
 
Merih Eyyup DEMİR
Türk Eğitim Sen İzmir
1 Nolu Şube Başkanı Güncelleme Tarihi: 12 Nisan 2013, 00:00